Guide d'utilisation

1. En bref : qui fait quoi

WashCards relie trois acteurs autour d'une même carte de lessive, identifiée par son QR code :

Une demande peut donc naître de deux façons : le locataire scanne le QR de sa carte (parcours A), ou le concierge crée la demande et transmet le lien de paiement (parcours B). La suite est identique : paiement, recharge de la carte, confirmation.

Pages dédiées : recharge pour les concierges · suivi et versements pour les régies.

2. Mise en place

2.1 Les immeubles

Pour chaque immeuble, l'exploitant définit :

• les montants proposés (par exemple 20, 30 ou 50 CHF) et, s'il le souhaite, un montant libre de 1 à 500 CHF ;
• la modalité de recharge : dépôt de la carte (boîte, casier : lieu, relève, délai) ou passage à la conciergerie (lieu et heures de permanence) ;
• le retour de la carte rechargée : dans la boîte aux lettres du locataire, à reprendre au même endroit ou à retirer à la conciergerie ;
• des consignes supplémentaires. Un aperçu montre exactement ce que le locataire lira.

2.2 Les locataires et leurs cartes

Chaque locataire est rattaché à un immeuble et à un logement. Une ou plusieurs cartes peuvent lui être attribuées (une par membre du ménage, par exemple). Chaque carte possède son propre QR code.

2.3 Les QR codes

Le QR code d'une carte ouvre l'espace de recharge de cette carte. WashCards génère des étiquettes prêtes à imprimer :

• étiquette P-Touch 24 mm à coller sur la carte existante (aussi téléchargeable en image PNG) ;
• format carte de crédit (85,6 × 54 mm) ;
• planches A4 Avery (10 cartes par feuille), pour tout un immeuble en une fois.

L'étiquette indique le nom, l'immeuble, le logement, le numéro de carte et « Scannez pour recharger ». L'image PNG peut aussi être transmise au locataire, par exemple par e-mail, pour qu'il garde son QR sur son téléphone.

2.4 Paiements en ligne

Dans Paramètres, l'administrateur ouvre le compte de paiement de l'exploitant (Stripe). Tant que ce compte n'est pas activé, seules les demandes en espèces sont possibles.

3. Parcours A : le locataire scanne son QR

1. Il scanne le QR de sa carte avec l'appareil photo de son téléphone. Son espace s'ouvre aussitôt : nom, immeuble, logement et numéro de carte. Aucun identifiant n'est demandé : avoir la carte en main suffit.
2. Il choisit le montant parmi ceux de l'immeuble, puis le mode de paiement :
   • Payer en ligne : TWINT, carte ou portefeuille mobile, via une page de paiement sécurisée ;
   • Cash avec la carte : il joint le montant en espèces lors du dépôt ou de son passage à la conciergerie.
   Les consignes de l'immeuble (où déposer la carte, quand, comment elle revient) s'affichent avant l'envoi.
3. Il envoie la demande. Il reçoit une référence et, pour un paiement en ligne, un bouton « Payer en ligne ». Il peut payer tout de suite ou plus tard depuis son historique.
4. Il dépose sa carte ou passe à la conciergerie, selon la modalité de l'immeuble.
5. Il est informé quand sa carte est rechargée, puis la récupère comme prévu.

4. Parcours B : le concierge initie la recharge

Utile quand le locataire n'a pas de smartphone, dépose sa carte sans avoir fait de demande, appelle la conciergerie ou préfère recevoir un lien.

1. Nouvelle recharge : le concierge choisit l'immeuble, le locataire, la carte, le montant et le mode (en ligne ou cash). Il peut ajouter une note.
2. Il envoie le lien de paiement depuis le détail de la demande :
   • « Message locataire » copie un message prêt à l'emploi (montant, lien de paiement, consignes, référence), à coller dans WhatsApp ;
   • « Ouvrir SMS » prépare le même message par SMS si le téléphone du locataire est connu ;
   • « Ouvrir le lien de paiement » permet aussi d'encaisser au guichet, sur le téléphone du locataire.
3. Le locataire paie depuis le lien reçu. La demande passe automatiquement à « Payé — à charger ».
4. Le concierge recharge la carte et le confirme (voir chapitre 5).

5. Recharger la carte

5.1 Scanner la carte

Connecté à WashCards, le concierge scanne la carte avec Scanner (caméra du téléphone ou saisie du numéro). La fiche de la carte s'ouvre avec la demande en cours et le bouton adapté :

Un rappel indique ensuite comment rendre la carte (boîte aux lettres, même endroit ou conciergerie).

5.2 Charger avant d'être payé

Le concierge peut recharger une carte avant d'avoir reçu le paiement. La demande reste alors « Chargé — paiement attendu » et le locataire voit un rappel dans son espace. Un paiement en ligne la clôt automatiquement ; en espèces, le concierge clique « Cash reçu ».

5.3 Corriger une erreur

• Annuler la demande : tant que la carte n'est pas chargée.
• Annuler le chargement : si une carte a été validée par erreur (avant le versement à la régie).
• Marquer payé : si le locataire a réglé par un autre moyen.

6. Notifications WhatsApp

Les notifications passent par WhatsApp, le canal que les locataires consultent déjà. Aucun e-mail n'est envoyé aux locataires.

• Le locataire reçoit les messages si son numéro de mobile est renseigné dans sa fiche.
• Les paiements reçus apparaissent en temps réel dans la liste « À charger » du concierge.
• Sans numéro enregistré, le concierge utilise « Message locataire » pour envoyer le message lui-même, dans WhatsApp ou par SMS.

7. Suivre les demandes

7.1 Côté locataire

7.2 Côté concierge

La page Recharges regroupe les demandes par étape :

• À charger : payées en ligne ou avec cash annoncé, carte pas encore rechargée ;
• Chargées, paiement attendu : cartes rechargées dont le paiement manque ;
• En attente : paiement en ligne pas encore effectué ;
• Chargées et Annulées : historique.

8. Paiements, frais et versements

• Les paiements en ligne sont traités par Stripe et arrivent sur le compte de l'exploitant, déduction faite des frais de transaction. Le détail (moyen de paiement, frais, net) est visible sur chaque recharge.
• Pour chaque régie, l'exploitant choisit qui supporte les frais : lui-même, ou le bailleur (frais déduits du versement).
• L'onglet Versements aux régies regroupe les recharges payées et chargées par régie et par immeuble, avec export CSV (IBAN compris) et marquage « versé ».
• L'onglet Paiements en ligne présente chaque mois les montants encaissés, les frais et le net reçu.
• Les remboursements sont effectués par l'exploitant, selon notre politique de remboursement.

9. Cartes et utilisateurs

9.1 Vie d'une carte

• Remplacer une carte perdue : une nouvelle carte avec un nouveau QR est créée, l'ancien QR ne fonctionne plus.
• Départ du locataire : ses cartes sont archivées et leurs QR désactivés ; elles peuvent être réactivées.
• Le nombre de cartes actives dépend de la formule d'abonnement.

9.2 Rôles des utilisateurs

10. Cas particuliers

Le lien du locataire a expiré

Il scanne à nouveau sa carte : un nouveau lien s'ouvre, avec son historique.

Le locataire a payé mais la carte n'est pas rechargée

La demande figure dans « À charger » chez le concierge, qui la traite au prochain passage.

La carte a été déposée sans demande

Le concierge scanne la carte, crée la demande (parcours B), la recharge et choisit « Chargée, cash pas encore reçu » ou envoie le lien de paiement.

Le locataire s'est trompé de montant

Il annule sa demande depuis son espace et en crée une nouvelle, tant qu'elle n'est ni payée ni rechargée. Sinon, il contacte la conciergerie.

Une carte est perdue

Le concierge utilise « Remplacer la carte » et imprime la nouvelle étiquette ; l'ancien QR est aussitôt désactivé.